Техническое задание к договору на оказание консультационных услуг (на английском языке с переводом)

Advertising

К этому документу дан последовательный перевод, так как параллельный перевод не умещается в поле экрана.

Terms of Reference No. 5
To the Consulting Services Agreement
No__   dated ______

 Saint–Petersburg                                                                                    January 11, 2009

LLC _____ , hereinafter the Customer, represented by General Director _______, acting on the basis of the Charter, for one part, and
_______ LLC, hereinafter the Executor, represented by General Director ________, acting on the basis of the Charter, for the other part, hereinafter jointly called the Parties, and separately the Party, concluded the present agreement (hereinafter the Agreement) on the following:

1. Services to be provided

1.1. Under this TOR, the Executor assumes obligations to provide consulting services (hereinafter – Services).

In this Agreement, the term Services is understood by the Parties as services associated with optimization of SAP ERP integrated system operation (hereinafter – SAP or System).

1.2. The scope of services of the Executor under this TOR includes:

u User documentation preparation. The Executor prepares document for each subject separately. The criteria for the acceptance of the services at this stage are as follows:
— user documentation (AT05)

u Development of specifications for the development of the required processes. The Executor with the assistance of the Customer develops detailed technical specifications for the implementation of the processes required by the Customer for the business. The specifications are prepared by the Executor for each required development. The criteria for the acceptance of the services at this stage are as follows:
— Solution design (AT02)
— guidelines on the configuration (AT03)

u Adjustment (including testing) of all business processes in the scope agreed by the parties in the specifications and project plan. Conduct training on the business processes implemented in line with the specifications, project plans and development of work manuals for all business processes in the scope agreed by the parties in the specifications and project plan. The criteria for the acceptance of the services at this stage are as follows:
— guidelines on the configuration (AT03)
— testing documentation (AT04)
— user documentation (AT05)

u End user support for required processes in accounting. The criteria for the acceptance of the services at this stage are as follows:
— activity report (AT01)

The list of all the processes subject to adjustment or development is given in item 2 “Functional scope of the Project”.

2. Functional of the Project

2.1. According to this TOR, the functional scope of the Project includes following are as:
u Training user preparation
u Changes for process as required by the new law
u Automation for VAT posting
u Business process support

2.2. To the date of confirmation of this TOR the following labor intensity for the Project implementation, in terms of man-days, has been calculated:

Task Scope of work, man-day
Subtotal:
20% of risk budget due to fixed price
Total:

2.3. The Customer may decide to include any additional processes to the scope of the Services. The Customer is obliged to notify the Executor on such intentions in writing by preparing and submitting an amendment request to the Executor. The Executor, in return, is entitled to notify the Customer if such additional processes are associated with additional efforts, expenses and/or changes in the period of service provision. In such a case, if additional processes are associated with variations in scope of services, time framework, cost of services, additional expenses, then all corresponding changes should be approved by the Parties by concluding a Supplementary TOR to the present TOR.

3. Duration of services provision

3.1. The Executor begins providing services under this TOR no later than  ___, 2009.

3.2. The Executor is entitled to complete all work under this TOR in time, no later than __, 2009. If the time frames alterations are caused by the Customer, the period of services provision should be extended for a period no longer than the actual delay on the part of the Customer.

4. Place of services provision

4.1. Places of the workgroup location are the cities of Moscow, St. Petersburg. Moreover, the services are to be provided at the territory of the Customer. In the event of services provision on the condition of the remote access, the services are provided at the territory за the Executor in St. Petersburg.

4.2. The work of the Executor, the performance of which does not require his presence at the Customer’s Office, may be made in remote mode, if preliminarily agreed by the Parties.

4.3. The Customer is obliged to provide an access to his territory at address below for the employees of the Executor from 9-00 to 20-00 during working days. Off-hour work of the Executor’s consultants should be additionally agreed by the Parties.

Place of the services provision in the Russian Federation:

__________________________________________ (territory of the Customer)

X Detskaya str., St. Petersburg, 199026, Russian Federation (territory of the Executor).

5. Obligations of the Executor

5.1. The Executor is entitled to notify the Customer immediately about any possible extension of the scope of Services under this TOR, specifying the background for such extension.

5.2. The Executor should provide sufficient amount of qualified specialists for the Project execution.

5.3. The Executor ensures that the Services provided comply with the requirements of respective international quality standards.

5.4. The Executor is responsible for the quality and scope of the services provided.

5.5. The Executor should execute the minutes of the Steering Committee and submit them to the Customer.

5.6. The Executor is obliged to perform duly any other liabilities accepted as specified in the Agreement and this TOR.

5.7. The Executor is obliged to agree the activities in relation to their technical performance with the responsible contact on behalf of the Customer (Elena Galkina).

6. Duties of the Customer

6.1. The Customer should provide any infrastructure, specified in the Agreement, necessary for Services provision.

6.2. The Customer’s staff is liable for the hardware environment, maintenance and normal operation of the network and common infrastructure.

6.3. The Customer should provide the required number of connections for remote operation to be performed by the Executor, especially the remote access to the Customer’s SAP-system infrastructure and to other necessary parts of his system environment.

6.4. All hardware environment and software support to be provided to the Executor should be available and prepared for use to the date of services provision commencement.

6.5. The Customer is responsible for the self-introduced amendments during programming of supplementary functions of the SAP software product. Thus, all consequences for inappropriate work of the software due to incorrect operation of the programs written by own efforts of the Customer are to be born by the Customer himself.

6.6. For every financial module of SAP (including – FI-GL, FI-AP, FI-AR, FI-BL, FI-AA) or functional areas (specified in the Table, clause 6.8) the Customer should assign one or two users in charge (depending on the module or functional area). Users in charge must perfectly know the business processes of the Customer.

6.7. The Customer is obliged to duly perform any other accepted liabilities as specified in the Agreement and this TOR

6.8. The Customer should provide participation of the Executor’s specialists all through the project. The staff of the expert group is specified in a table below:

CLIENT Specialist Employment in the Project Duties and qualification requirements
Group leader on the part of the Customer 75% Project management on the part of the Customer. Organization of work for the Customer’s staff, organization of the processes for coordination and improvement of methodology and project documentation. Supporting the consultants all through the project. Detailed knowledge of all the processes of financial accounting, knowledge of regional specific features of the processes. Required from the 1st stage of the Project.
Expert of the Settlement With Suppliers of Goods group, expert of the Supervision Of Accounts group 50% Detailed knowledge of external systems integration processes. Excellent knowledge of concepts of settlements with the suppliers. Practical skills of operation with FI-AP functions.
Expert of the Settlement With Suppliers Of Services group 50% Excellent knowledge of concepts of settlements with the suppliers. Practical skills of operation with FI-AP functions.
Expert of the Settlement With Customers group 50% Detailed knowledge of external systems integration processes. Excellent knowledge of concepts of settlements with the customers. Practical skills of operation with FI-AR functions.
Expert of the Assets Accounting group 50% Knowledge of accounting rules, tax accounting rules of non-current assets. Skills of operation with FI-AA module of SAP R/3 system.
Expert of the Tax Accounting group 50% Knowledge of methodology of profit tax calculation. Skills in making description of tax accounting concepts of the company processes. Knowledge of the concepts of the VAT entries, excellent skills of accounting procedures.
Expert of the Information Technologies – IT group 50% Excellent knowledge of the system landscape. Opportunity of operative solution of system access problems. Practical skills of work with Russian service packs.

6.9. The Customer is entitled to agree within three working days the implementation process for the technical solution provided by the Executor. The agreement can take place in writing by e-mail.

6.10. The Customer is entitled to proved access to the development system SAP ERP and provide development key in the system SAP ERP.

7. Project language

7.1. All discussions, minutes of the meetings and all kinds of work in a group should be carried out in Russian language. If necessary for understanding of the Customer’s of Executor’s group members, all discussions, minutes of the meetings and all kinds of work in a group should be accompanied with appropriate translation. If the Executor invites a foreign specialist, one should carry all the expenses associated with arrangement of translation.

7.2. Project documentation, specified in clause 1.2, is to be executed in Russian in one counterpart and should be submitted to the Customer in hard-copy and electronic formats.

8. Procedures for provided services acceptance

8.1. The Provision of Services by this TOR, their acceptance and payment should be carried out on terms of Time payment.

8.2. Acceptance of services should be implemented every month according to the procedures, established by the Agreement.

9. Payment for the Executor services

9.1. The Customer should pay for the Executor’s services according to the following day rates of the Executor’s experts:

Category Rate if working on-site, c.u./day
Consultant, Project manager 1000 c.u./day without VAT 18% of 180 c.u.
АВАР programmer 900 c.u./day without VAT 18% of 162 c.u.
Quality inspector, member of the Execution Committee 1200 c.u./day without VAT 18% of 216 c.u.

9.2. Payment is to be made in rubles of the Russian Federation according to the procedures as provided by the Agreement. In such a case, one conventional unit (c.u.) is equal to ruble equivalent of one euro at the rate of the Central Bank of the Russian Federation on the date of maturity. One man – day is equal to 8 working hours.

10. Parties’ Liability

10.1. If the Executor provides evidence that breach of the Customer’s obligations entailed additional time expenditures of the Executor consultants, the Customer by request of the Executor is obliged to pay for such actually used and duly documented time on the basis of the Executor’s rates as specified in clause 9.1. of this TOR.

10.2. The Parties are held liable for the breach of any other obligations, assumed by the Parties within the framework of this TOR, under the terms of the Agreement and existing legislation of the Russian Federation.

11. Project managers

11.1. Project manager of the Customer:

Last Name, Name, Patronymic, position
Working place address,
contact phone
Signature sample

11.2. Project manager of the Executor:

Last Name, Name, Patronymic, position
Working place address,
contact phone
Х Detskaya st., St. Petersburg, 199026 Russian Federation,
telephone: (812) ХХХ-ХХ-ХХ
Signature sample

12. Attachments

12.1. Independent Attachments to this TOR are:

Documentation Attachments
Statement of work AT01
Solution design AT02
Guidelines on the configuration AT03
Testing documentation AT04
User’s documentation AT05

13. Final provisions

13.1. This TOR is an integral part of the Agreement.

13.2. For the cases not settled by this TOR and attachments hereto, the Parties should follow the Agreement and existing legislation of the Russian Federation.

13.3. This TOR is made in two counterparts having equal binding force, one for each Party. In case of any contradictions between Russian and English text, the Russian version shall prevail.

14. Parties’ Payment Details and Signatures

CUSTOMER

LLC «__________»

General Director

___________/________/

EXECUTOR

________________ LLC

OGRN ……………………………………..
Legal address: 191011, St.-Petersburg, Italianskaya str., bldg. Х
Mailing address: 199026, St.-Petersburg, Detskaya str., bldg. Х
INN ………………………., KPP ……………………………
Current account No …………………………………..
at Dresdner Bank CJSC, St.-Petersburg
Correspondent account No ……………………………………..
Bank Identification Code ……………………………

General Director

____________/________/

**************************************

Техническое задание № 5
к Договору на оказание консультационных услуг
№__   от ______

г. Санкт-Петербург                                                               «11» января 2009 года

Общество с ограниченной ответственностью «________», именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице Генерального директора _______, действующего на основании устава, с одной стороны, и

Общество с ограниченной ответственностью «_________», именуемое в дальнейшем «Исполнитель», в лице Генерального директора __________, действующего на основании устава, с другой стороны, именуемые совместно по тексту «стороны», а отдельно – «сторона», заключили настоящий договор (далее – «Договор») о нижеследующем:

1. Оказываемые Услуги

1.1. В рамках настоящего ТЗ Исполнитель принимает на себя обязанность по оказанию консультационных услуг (далее – «Услуги»).

Под Услугами в настоящем Договоре стороны понимают услуги, связанные с настройкой системы SAP ERP (далее – «SAP» или «Система»).

1.2. В объем услуг Исполнителя по настоящему ТЗ входит:

u Подготовка документации по обучению конечных пользователей. Исполнитель подготавливает инструкцию по каждой теме отдельно. Критериями для приемки услуг этапа являются:
— инструкция пользователя (ПР05)

u Разработка проектных решений. Исполнитель с помощью Заказчика создает подробные описания бизнес-процессов, необходимых Заказчику для осуществления им хозяйственной деятельности, но не реализуемых в полном объеме для стандартной функциональной области. Критериями для приемки услуг данного этапа являются:
— проектное решение (ПР02)
— руководство по конфигурации (ПР03)

u Настройка (в том числе тестирование) всех бизнес-процессов в объеме, согласованном сторонами в спецификации, проектном решении. Проведение обучения бизнес-процессам, реализованным в соответствии со спецификациями, проектными решениями и написание пользовательских инструкций всех бизнес-процессов в объеме, согласованном сторонами в спецификации, проектном решении. Критериями для приемки услуг данного этапа являются:
— руководство по конфигурации (ПР03)
— тестовая документация (ПР04)
— инструкция пользователя (ПР05)

u Поддержка конечных пользователей процессам, требуемым для ведения учета хозяйственной деятельности. Критериями для приемки услуг данного этапа являются:
— отчет о проделанной работе (ПР01)

Список всех процессов, подлежащих настройке или разработке приведен в п. 2. Функциональный объем проекта.

2. Функциональный объем Проекта

2.1. Функциональный объем Проекта в соответствии с настоящим ТЗ включает в себя следующие области:
u Подготовка обучения конечных пользователей
u Адаптация процессов для новых требований законодательства
u Автоматизация процесса по учету НДС
u Поддержка бизнес-процессов

2.2. На дату утверждения настоящего ТЗ определена следующая ориентировочная трудоемкость реализации Проекта, исчисленная в человеко-днях:

Задачи Объем работ,
в человеко-днях
20% рисковый бюджет из-за фиксированной цены
Всего:

2.3. Заказчик может решить и добавить любые процессы к объему Услуг. Заказчик должен информировать Исполнителя о таких намерениях в письменной форме, составив и передав исполнителю Запрос на изменение. Исполнитель, в свою очередь, должен уведомить Заказчика, связаны ли такие дополнительные процессы с дополнительными усилиями, затратами и/или изменением срока оказания услуг. При этом, если дополнительные процессы влекут за собой изменения объемов оказываемых услуг, сроков, стоимости услуг, дополнительных затрат, все соответствующие изменения согласовываются Сторонами путем составления Дополнения к настоящему ТЗ/Дополнительного ТЗ.

3. Сроки оказания услуг

3.1. Исполнитель приступает к оказанию услуг по настоящему ТЗ не позднее «___» 2009 года.

3.2. Исполнитель обязуется закончить все работы по данному ТЗ в срок не позднее «___» 2009 года. В случае сдвига сроков по вине Заказчика срок оказания услуг увеличивается не более, чем на срок фактической задержки со стороны Заказчика.

4. Место оказания Услуг

4.1. Местом нахождения рабочей группы являются города Москва, Санкт-Петербург. При этом услуги оказываются на территории Заказчика. В случае оказания услуг при условии удаленного доступа услуги оказываются на территории Исполнителя в городе Санкт-Петербург.

4.2. Работы Исполнителя, не требующие его присутствия в офисе Заказчика, могут производиться удаленно по предварительному согласованию обеими сторонами.

4.3. Заказчик обязан предоставить работникам Исполнителя доступ на свою территорию по ниже указанному адресу по рабочим дням в период с 9-00 до 20-00. Работа консультантов Исполнителя в нерабочее время согласовывается сторонами дополнительно.

Место оказания услуг в РФ:

__________________________________ (территория Заказчика)

199026, г. Санкт-Петербург, ул. Детская, д.X  (территория Исполнителя)

5. Обязанности Исполнителя

5.1. Исполнитель должен незамедлительно информировать Заказчика о возможном увеличении согласованного сторонами объема Услуг по настоящему ТЗ с указанием причин такого увеличения.

5.2. Для выполнения Проекта Исполнитель предоставляет необходимое количество квалифицированных специалистов.

5.3. Исполнитель гарантирует, что оказываемые Услуги будут отвечать требованиям соответствующих международных стандартов качества.

5.4. Исполнитель несет ответственность за качество и объем оказываемых Услуг.

5.5. Исполнитель, совместно с Заказчиком оформляет протоколы Управляющего комитета и предоставляет эти протоколы Заказчику.

5.6. Исполнитель обязан надлежащим образом исполнять другие принятые на себя обязательства, указанные в Договоре и настоящем ТЗ.

5.7. Исполнитель обязан согласовывать свои работы, касательно их технического исполнения с ответственным со стороны Заказчика (Галкина Елена).

6. Обязанности Заказчика

6.1. Заказчик предоставляет необходимую для оказания услуг инфраструктуру, указанную в Договоре.

6.2. Персонал Заказчика несет ответственность за аппаратные средства, поддержку сети и общей инфраструктуры, её нормальную работу.

6.3. Заказчик предоставляет достаточно подключений для удаленной работы, которую должен будет выполнить Исполнитель, в частности, удаленный доступ к инфраструктуре SAP-системы Заказчика и к другим необходимым частям его системной среды.

6.4. Все аппаратные средства и программное обеспечение, которое должно быть предоставлено Заказчиком, должно быть доступно и готово к использованию на дату начала оказания Услуг.

6.5. При программировании дополнительной функциональности программного продукта SAP Заказчик несет ответственность за самостоятельно сделанные изменения. Т.о. ответственность за все последствия некорректной работы программного обеспечения по причине неправильно написанных программ силами Заказчика, несет сам Заказчик.

6.6. Для каждого финансового модуля SAP (включает в себя – FI-GL, FI-AP, FI-AR, FI-BL, FI-AA) либо функционального раздела (области перечислены в таблице п. 6.8) Заказчик назначает одного или двоих (в зависимости от модуля или функционального раздела) ответственного ключевого пользователя. Ключевые пользователи должны отлично знать бизнес-процессы Заказчика.

6.7. Заказчик обязан надлежащим образом исполнять другие принятые на себя обязательства, указанные в Договоре и настоящем ТЗ.

6.8. Заказчик обеспечивает участие специалистов Заказчика для проекта на всех этапах проекта, в составе, приведенном ниже в таблице:

Специалист
ОБИ
Занятость в проекте Обязанности и требования к квалификации
Руководитель группы со стороны Заказчика 75% Руководство проектом со стороны Заказчика. Организация работ сотрудников Заказчика, организация процессов согласования и доработки методик и проектных документов. Поддержка консультантов на всех этапах проекта. Детальное знание всех процессов в части финансовой бухгалтерии, знание региональных особенностей процессов. Необходим с 1-го этапа проекта.
Эксперт группы «Расчет с товарными поставщиками», эксперт группы «Контроль счетов» 50% Детальное знание процессов интеграции с внешними системами. Отличное знание принципов расчета с поставщиками. Практические навыки работы с функциональностью FI-AP.
Эксперт группы «Расчет с поставщиками услуг» 50% Отличное знание принципов расчета с поставщиками. Практические навыки работы с функциональностью FI-AP.
Эксперт группы «Расчет с покупателями» 50% Детальное знание процессов интеграции с внешними системами. Отличное знание принципов расчета с покупателями. Практические навыки работы с функциональностью FI-AR.
Эксперт группы «Учет основных средств» 50% Знание правил бухгалтерского учета, налогового учета необоротных активов. Навыки работы в модулем FI-AA в система SAP R/3.
Эксперт группы «Налоговый учет» 50% Знание методологии расчета налога на прибыль. Умение описать принципы налогового учета для процессов компании. Знание принципов формирования проводок по НДС, отличные навыки составления отчетности.
Эксперт группы «Информационные технологии – IT» 50% Отличное знание ландшафта системы. Возможность оперативного решения задач доступа в систему. Практические навыки работы с пакетами обновлений для России.

6.9. Заказчик обязан в течение трех рабочих дней согласовывать путь реализации технического решения, предложенного Исполнителем. Согласование может происходить письменно в электронном виде.

6.10. Заказчик обязан предоставить доступ к системе разработки SAP ERP и предоставить ключ разработок в системе разработок SAP ERP.

7. Язык Проекта

7.1. Все переговоры, протоколы собраний и все виды коллективной работы должны вестись на русском языке. Если это будет необходимо для понимания членов группы Заказчика или Исполнителя, все переговоры, протоколы собраний и все виды коллективной работы должны сопровождаться соответствующим переводом. В случае превлечения исполнителем иностранного специалиста, исполнитель берет на себя все расходы связанные с переводом.

7.2. Проектная документация, перечисленная в п. 1.2. составляется на русском языке в одном экземпляре и передается заказчику на бумажном и электронном носителе.

8. Порядок сдачи-приемки оказанных услуг

8.1. Оказание Услуг, предусмотренных настоящим ТЗ, их приемка и оплата производятся на условиях «Повременная оплата».

8.2. Сдача-приемка Услуг производится ежемесячно в порядке, установленном Договором.

9. Оплата услуг Исполнителя

9.1. Заказчик оплачивает услуги Исполнителя в соответствии со следующими дневными ставками специалистов Исполнителя:

Категория Ставка при работе на месте, у.е./день
Консультант, Руководитель проекта 1000 у.е. /день, кроме того НДС 18% – у.е. 180
АВАР программист 900 у.е. /день, кроме того НДС 18% – у.е. 162
Контроллер качества, участник Управляющего комитета 1200 у.е./день, кроме того НДС 18% – у.е. 216

9.2. Оплата производится в рублях РФ в порядке, предусмотренном Договором. При этом одна условная единица (у.е.) равна рублевому эквиваленту одного Евро по курсу ЦБ РФ на день оплаты. При этом один человеко-день равен восьми рабочим часам.

10. Ответственность Сторон

10.1. Если Исполнитель докажет, что нарушение обязательств Заказчика повлекло за собой дополнительные временные затраты консультантов Исполнителя, Заказчик по требованию Исполнителя обязуется оплатить такое фактически понесенное документально подтвержденное время, исходя из ставок Исполнителя, указанных в п. 9.1. настоящего ТЗ.

10.2. За нарушение иных обязательств, принятых на себе сторонами в соответствии с настоящим ТЗ, стороны несут ответственность в соответствии с Договором и законодательством РФ.

11. Руководители Проекта

11.1. Руководитель Проекта со стороны Заказчика:

Фамилия, Имя, Отчество, должность Руководитeль проекта
Адрес рабочего места, контактный телефон
Образец подписи

11.2. Руководитель Проекта со стороны Исполнителя:

Фамилия, Имя, Отчество, должность Старший консультант по Финансам
Адрес рабочего места, контактный телефон 199026, Санкт-Петербург,
ул. Детская, д.Х
тел.: (812) ХХХ-ХХ-ХХ
Образец подписи

12. Приложения

12.1. Самостоятельными приложениями к настоящему ТЗ являются:

Образец документации Приложение
Отчет о работе ПР01
Проектное решение ПР02
Руководство по конфигурации ПР03
Тестовая документация ПР04
Пользовательская документация ПР05

13. Заключительные положения

13.1 Настоящее ТЗ является неотъемлемой частью Договора.

13.2. Во всем, что не урегулировано настоящим ТЗ и приложениями к нему, стороны руководствуются Договором и действующим законодательством РФ.

13.3. Настоящее ТЗ составлено в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из Сторон. В случае наличия каких-либо противоречий между русским и английским текстом, русский текст имеет преимущество.

14. Реквизиты и подписи сторон

ЗАКАЗЧИК

ООО «________________»

Генеральный Директор

_____________/__________/

ИСПОЛНИТЕЛЬ

ООО «________________»

ОГРН ………………………………………
Юридический адрес: 191011, г. Санкт-Петербург, Итальянская ул., д.Х
Почтовый адрес: 199026, г. Санкт-Петербург, Детская ул., д.Х
ИНН ………………………………….., КПП ………………………….
Р/с № ………………………………………….
в ЗАО «Дрезднер Банк», г. С.-Петербург
К/с № ………………………………………
БИК …………………………

Генеральный директор

____________/_________/

************************

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (No Ratings Yet)
Loading...