Собеседование на английском: административный помощник – должностные обязанности

Собеседование на английском языке: описание работы административного помощника

Административные помощники помогают, поддерживают или обеспечивают обслуживание отдела или лица, которое, обычно, является исполнительным директором или руководителем высшего ранга в организации.

В некоторых организациях не делают различия между помощниками руководителя и административными помощниками. В тех организациях, в которых это различение существует, административные помощники занимаются долгосрочными проектами, такими как исследовательская работа, или подготовкой презентаций и совещаний директоров. А помощники руководителя занимаются повседневными делами, связанными с внутренними вопросами, такими как просмотр почты, докладных записок и их сортировка, и встреча людей, посещающих офис.

Характер работы административного помощника

Как и предполагает наименование, административный помощник помогает в общих административных процессах. Они помогают в общей административно-хозяйственной деятельности и ежедневном (обычном) функционировании офиса. Описание работы может различаться по организациям, но некоторые обязанности и ответственность являются общими в любой организации. Они перечислены ниже.

Обязанности и ответственность административного помощника:

  • поддержание координации в офисе – поддержание координации и связи между отделом/лицом и остальными сотрудниками офиса;
  • организация совещаний и других собраний;
  • создание и поддержание (ведение) офисных документов: офисные документы – такие как счета, отчеты, таблицы данных – должны создаваться и вестись административным помощником;
  • сопровождение руководителя на конференции и совещания: административный помощник должен сопровождать руководителя на совещания и конференции, как внутри фирмы, так и вне ее помещений. В этих случаях от них требуется сделать отчет о событии и улучшениях (результатах);
  • общее ведение офиса: административный помощник должен поддерживать приход (приток) и расход (отток) товаров (пищевых продуктов, ручек, карандашей, блокнотов и т. п.); организовывать ремонт и техническое обслуживание офисного оборудования; получать, хранить и поддерживать запасы офисного снабжения и оборудования; отправлять, получать и сортировать почту и другие пакеты;
  • контроль работы клерков нижнего уровня (младших сотрудников) и выдача им заданий;
  • организация командировок: когда руководитель или отдел должны поехать в командировку в какое-то место для выполнения официальной работы, административный  помощник организует командировку и пребывание;
  • взаимодействие с клиентами и покупателями: административные помощники взаимодействуют с клиентами и покупателями, и отслеживают улучшения. Отношения с клиентом/покупателем должны поддерживаться, и все жалобы и проблемы должны передаваться через административного помощника руководителю;
  • поддержание конфиденциальности во всех аспектах сделок и работы фирмы.

От административных помощников требуется быть гибкими и работать в соответствии с нуждами организации. Поэтому, они способны выполнять также и некоторые другие задачи, которыми являются:

Другие обязанности административного помощника

  • поддержание веб-сайта фирмы;
  • ведение календаря и координирование рабочего процесса и заседаний;
  • оказание поддержки персоналу, когда поручат;
  • ориентирование новых сотрудников;
  • помощь и координация в поддержке персонала;
  • организация замены для штата;
  • ведение журнала отлучек.

Квалификация административного помощника

  • диплом высшей школы (соответствует российскому свидетельству о среднем образовании);
  • минимум 2-3 года опыта работы клерком;
  • базовые знания компьютера, знакомство с инструментами «MSOffice» и Интернет;
  • знание основ функционирования офиса корпорации.

Умения, навыки и способности

  • должен уметь работать как в команде, так и индивидуально;
  • хорошие навыки письма и решения проблем;
  • способность к эффективному общению;
  • способность обращаться с основным офисным оборудованием, таким как компьютеры, копировальные аппараты, калькуляторы, принтеры.

Карьерное продвижение и перспектива

Административные помощники могут быть продвинуты на должность менеджеров нижнего уровня. Некоторые административные помощники перемещаются на работу по продажам и связанные с продажами должности.

Величина рабочей загрузки, требований, оклада и профиль работы зависят от организации, в которой вы работаете. Например, эта должность будет иметь меньшую рабочую загрузку, когда вы работаете в университете или в колледже, в то же время, высокую рабочую загрузку, когда вы работаете в организации.

__________________________________________________

Administrative Assistant Job Description

Administrative assistants assist, support, or provide service to a department or an individual who is mostly an executive director or a top executive in the organization.

Some organizations do not distinguish between executive assistants and administrative assistants. In organizations that do, administrative assistant handles long-term projects such as, research work or preparation for a presentation, and preparing for a directors meeting. And an executive assistant handles day-to-day jobs that associate with internal matters such as going through mail and memos and sorting them and attending to people visiting the office.

Nature of work in administrative assistant job

As the name suggests, an administrative assistant assists in general administrative processes. They help in the overall housekeeping and day-to-day functioning of an office. Job description may vary with the organization, but some duties and responsibilities are common in all organization. These are listed below.

Duties and responsibilities of administrative assistant:

  • Maintaining office co-ordination: maintaining co-ordination and link between the department/person and the rest of the office.
  • Arranging meetings and other gatherings
  • Creating and maintaining office documents: office documents such as, invoices, reports, data sheets have to be created and maintained by an administrative assistant.
  • Accompanying the employer to conferences and meetings: administrative assistant should accompany the employer to meetings and conferences both inside and outside the firm’s premises. They are then required to make an account of the happenings and improvements.
  • Overall office keeping: administrative assistant has to maintain the inflow and outflow of goods (food, paper, pens, pencils, notepads etc.), arrange for repair and maintenance of office equipment, receive, store and maintain inventory of office supplies and equipment, and send, receive and sort mail and other packages.
  • Supervising the work of low level clerks and assign jobs to them.
  • Making travel arrangements: when the employer or the department has to travel some place on official work, the administrative assistant makes arrangements for the travel and stay.
  • Interaction with clients and customers: administrative assistants interact with clients and customers and keep track of the improvements. Client/customer relations have to be maintained and any complaints or problems go through the administrative assistant to the employer.
  • Maintaining confidentiality in all aspects on the firm’s dealing and working.

Administrative assistants are required to be flexible and work according to the need of the organization. Therefore, they are viable to perform a few other tasks as well, which are:

Other duties of administrative assistant

  • Maintaining the firm’s website
  • Maintain a calendar and co-ordinate the workflow and meetings
  • Supporting the staff when assigned
  • Giving orientation for new employees
  • Helping and coordinating a support personnel
  • Arranging commutation for staff
  • Maintaining a leave log

Administrative Assistant Qualifications

  • High school diploma
  • Minimum 2-3 years experience as a clerk
  • Basic computer knowledge. Familiar with MS office tools and Internet
  • Knowledge in basic functioning of a corporate office

Skills and abilities

  • Must be able to work as a team and as an individual.
  • Good writing and problem-solving skills
  • Ability to effectively communicate
  • Ability to operate basic office equipments such as computers, copiers, calculators, printers

Career advancements and outlook

Administrative assistants can advance to lower-level management jobs. Some Administrative assistants move to sales and sales-related jobs.

The amount of job pressure, requirements, salary, and job profile depends on the organization you work for. For example this job would be with less pressure when you work in a university or a college, while be with high pressure when you work for an organization.

___________________________________________________

  • Administrative Assistant – буквально: административный помощник –  обобщающее название для офисных работников: секретаря, офис-менеджера, администратора, помощника по административным вопросам и т. п.
  • department – отдел, департамент
  • mostly – обычно, главным образом, чаще всего
  • executive director – буквально: исполнительный директор. В западных фирмах так называют генерального директора, или иное лицо, ответственное за повседневную деятельность фирмы, в отличие от российских фирм, где исполнительным директором, зачастую, почему-то называют заместителя по административно-хозяйственным вопросам.
  • top executive – высшее должностное лицо, руководитель высшего ранга
  • executive assistant – помощник руководителя, секретарь-референт
  • handle – управлять, заведовать, контролировать, управляться с чем-либо
  • long-term – долгосрочный
  • day-to-day jobs – ежедневные, рутинные дела
  • matter – вопрос, дело
  • going through – здесь: просматривать, разбираться
  • mail – почта, корреспонденция
  • memo – memorandum – записка, докладная записка, заметка
  • attending to – заботиться, уделять внимание
  • nature of work – характер работы
  • overall – общий, всеобъемлющий
  • housekeeping – административно-хозяйственная деятельность, буквально: ведение домашнего хозяйства
  • duties and responsibilities – обязанности и ответственность
  • report – отчет
  • data sheet – таблица данных, цифровая сводка
  • employer – наниматель, работодатель (здесь: руководитель)
  • happening – событие
  • etc. (et cetera) – и так далее, и тому подобное
  • repair  – ремонт (текущий)
  • maintenance – поддержание, ведение, техническое обслуживание
  • supervise – надзирать, контролировать, управлять
  • assign job – дать поручение, назначить на должность (буквально: назначить работу)
  • keep track – отслеживать
  • customer – клиент, покупатель, заказчик
  • go through – здесь: пройти через
  • dealing – дела, сделки
  • viable – способный
  • a few – несколько; не путать с few – мало
  • workflow – рабочий процесс
  • commutation – замена, замещение
  • staff – штат, персонал
  • leave log – журнал отлучек
  • qualifications – квалификация, подготовленность
  • skills – умения, навыки
  • abilities – способности
  • problem-solving – решение проблем
  • lower-level – нижний уровень
  • job – работа, место работы, должность
  • job pressure – рабочая нагрузка, загруженность работой

___________________________________

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (4 votes, average: 4,50 out of 5)
Loading...