Основные схемы делового письма
Примечание. Единой «утвержденной» схемы письма не существует. Компоновка письма может отличаться в зависимости от страны и конкретного случая. Ниже приводятся самые распространенные варианты.
Вариант 1. Письмо на фирменном бланке
НАИМЕНОВАНИЕ ФИРМЫАдрес и контакты фирмы |
Адресат (фамилия сотрудника-получателя)Должность сотрудника-получателяНаименование фирмы-получателя Адрес фирмы-получателяРег. номер (отправителя) Рег. номер (получателя) Дата Обращение Тема письма Текст письма Прощание, Подпись Имя, фамилия Должность Приложение (если есть): перечень прилагаемых документов Отправить копию (если отправляется копия этого письма кому-либо): фамилия |
Вариант 2. Письмо на фирменном бланке
НАИМЕНОВАНИЕ ФИРМЫАдрес и контакты фирмы |
Адресат (фамилия сотрудника-получателя)Должность сотрудника-получателяНаименование фирмы-получателя Адрес фирмы-получателяРег. номер получателя (если это ответ на его письмо) Рег. номер (отправителя)ДатаОбращениеТема письма Текст письма Прощание, Подпись Имя, фамилия Должность Приложение (если есть): перечень прилагаемых документов Отправить копию (если отправляется копия этого письма кому-либо): фамилия |
Вариант 3. Письмо без бланка
Отправитель (фамилия сотрудника) Наименование фирмы-отправителя Адрес фирмы-отправителя Дата Рег. номер получателя (если это ответ на его письмо) Рег. номер отправителя Адресат (фамилия сотрудника-получателя) Должность сотрудника-получателя Наименование фирмы-получателя Адрес фирмы-получателя Обращение Тема письма Текст письма Прощание, Подпись Имя, фамилия Должность Приложение (если есть): перечень прилагаемых документов Отправить копию (если отправляется копия этого письма кому-либо): фамилия |
Вариант 4. Письмо без бланка
Наименование фирмы-отправителяАдрес фирмы-отправителяАдресат (фамилия и/или должность сотрудника)Наименование фирмы-получателя Адрес фирмы-получателяДатаРег. номер получателя (если это ответ на его письмо) Рег. номер отправителяОбращениеТема письма Текст письма Прощание, Подпись Имя, фамилия Должность Приложение (если есть): перечень прилагаемых документов Отправить копию (если отправляется копия этого письма кому-либо): фамилия |
1. Дата
В Великобритании дата указывается также, как в России – число, месяц, год. В США дата указывается в другом порядке – месяц, число, год. Во избежание путаницы рекомендуется месяц писать буквами, а не цифрами.
Например:
10 July 2010 или 10th July 2010 – в Великобритании
July 10, 2010 – в США
2. Регистрационный номер (если есть)
Например:
Our ref : 111 of 10 July 2010 – наш исх. № 111 от 11.07.2010
Your ref: 1562 of 2 July 2010 – ваш исх. № 1562 от 02.07.2010
3. Получатель
Mr (фамилия) – господину
Mrs (фамилия) – госпоже (замужней женщине)
Miss (фамилия) – госпоже (незамужней женщине)
Ms (фамилия) – госпоже (если семейный статус женщины не известен)
Если фамилия неизвестна, то должность указывается под названием и адресом фирмы-получателя следующим образом:
For the attention of (должность).
Например:
Ms Smith (Госпожа Смит)
Recruitment Manager (менеджер по найму)
Newnham Language Centre (наименование фирмы)
8 Grand Road Oxford OX 9DU UK (адрес фирмы)
или (если фамилия неизвестна)
Newnham Language Centre (наименование фирмы)
8 Grand Road Oxford OX 9DU UK (адрес фирмы)
For the attention of the Recruitment Manager (Вниманию менеджера по найму)
Если неизвестна и должность получателя, то под наименованием фирмы и адресом пишется:
To whom it may concern (тому, кого это касается).
Например:
Newnham Language Centre (наименование фирмы)
8 Grand Road Oxford OX 9DU UK (адрес фирмы)
To whom it may concern
4. Адрес
Адрес указывается в порядке противоположном российскому – номер офиса, дом, улица, город, почтовый индекс, штат (для США), графство (для Великобритании), страна.
Например:
175 Abbey Road, London,
SF12 BU34, UK
или
10 Fifth Avenue,
KL89, New York
09687 USA
5. Обращение
Dear Sir – Господин (когда фамилия мужчины неизвестна)
Dear Madam – Госпожа (когда фамилия женщины неизвестна)
Dear Sirs – господа (когда фамилия получателя неизвестна)
Dear Sir or Madam – Уважаемый господин или госпожа (когда фамилия и пол получателя неизвестны)
Dear Mr (фамилия) – Уважаемый господин
Dear Mrs (фамилия) – Уважаемая госпожа (замужней женщине)
Dear Miss (фамилия) – Уважаемая госпожа (незамужней женщине)
Dear Ms (фамилия) – Уважаемая госпожа (если семейный статус женщины не известен)
Dear (имя) – дорогой (имя) (в случае дружеских отношений)
Слово «Dear» в обращении в зависимости от ситуации переводится как «уважаемый/уважаемая», «дорогой/дорогая» или вообще не переводится.
После обращения ставится запятая (в Великобритании) или двоеточие (в США). Восклицательный знак, как в российских письмах, не ставится – вас могут не понять!
6. Тема письма
Например:
Re: Your application for the General Manager Position (Касательно вашего заявления на должность генерального менеджера);
Subject: Your order of June 2, 2010 (Тема: ваш заказ от 2 июля 2010 года).
7. Текст письма
Может быть изложен с разбиением на абзацы, но возможен вариант написания каждого предложения с новой строки. Абзацы разделяются пустой строкой. См. образцы писем, приведенные в этом разделе.
8. Прощание
Официальное:
Yours faithfully, / Faithfully yours, … – с уважением (если фамилия человека, к которому обращались, не указывалась. Т.е. в обращении было написано Dear Sirs или Dear Sir or Madam).
Менее официальное:
Yours truly, / Yours very truly, / Truly yours, – искренне Ваш, преданный Вам (можно использовать вместо Yours faithfully или Yours sincerely).
Неофициальное:
Yours sincerely, / Yours very sincerely, – искренне ваш (если фамилия человека, к которому обращались указывалась. Т.е. в обращении было написано Dear Mr (фамилия), Dear Miss (фамилия), Dear Mrs (фамилия), Dear Ms (фамилия).
Yours, – твой (близкому знакомому).
Американские варианты прощания:
В США прощание Yours faithfully почти не используется. Вместо этого пишется Sincerely yours, Sincerely, Very truly yours.
Строго официальное:
Respectfully, / Yours respectfully, / Respectfully yours, / Very respectfully, – С уважением, …
Официальное:
Yours truly, / Yours very truly, / Very truly yours, – Преданный Вам, …
Менее официальное
Sincerely, / Very Sincerely, / Yours Sincerely, / Sincerely yours, – Искренне Ваш, …
Неофициальное:
Cordially, / Yours Cordially, / Cordially yours, – Искренне Ваш, …
Most sincerely, – Весьма искренне Ваш, …
Иногда заключительному приветствию могут предшествовать обороты:
Я остаюсь – I am remain, Мы остаемся – We are remain, We remain …
Например:
Thanking you for assistance, we remain Yours truly, … – Благодарим Вас за помощь, преданный Вам …
Awaiting your instructions, we are Yours faithfully, … – Ждем Ваши распоряжений, с уважением …
После фразы прощания перед подписью обязательно ставится запятая,
9. Подпись
Под прощанием ставится подпись, под ней имя-фамилия автора письма, под ней наименование фирмы, рядом или под ней – должность.
Иногда вместо фамилии с указанием должности после заключительного приветствия пишется:
For and on behalf of – За и от имени/за и по поручению
per pro (p.p.) – По доверенности
signed (sgn.) – Подписано
Например:
Yours faithfully,
For and on behalf of
Black Sea Shipping Co.
sgn.
10. Приложение
Если к письму приложены дополнительные документы, то в конце письма должно быть указано Enc (приложение) или Encl (приложения), и перечислены приложения.
Например:
Enc: Resume (приложение: резюме)
Encl: Prise Lists, 5 p. (приложения: прайс-листы, 5 листов)
11. Копия (Сс – Carbon copy)
Приписка в последней строке письма «Сс: фамилия» – означает, что копия письма должна быть направлена указанному человеку.
Например:
Сс: Mr Smith – копия этого письма должна быть направлена господину Смиту.
11. В деловых письмах следует писать с большой буквы.
- имена, фамилии, названия фирм или орга¬низаций, названия отделов, за исключением предлогов, артиклей и союзов: The Black Sea Shipping Co., Odessa, Ukraine;
- существительные и прилагательные, обозначающие государственную и национальную принадлежность: Russian, French;
- названия республик, штатов, городов, дорог, причалов, районов, зданий, гостиниц, этажей, квартир, комнат:
Universal Shipping Agencies, Inc.,
10202 East Freeway, Suite 210.
Houston, Texas 77029,
U.S.A;
- все слова, обозначающие занимаемые должности: President, Chief Executive Officer, CEO;
- названия месяцев и дней недели, в том числе сокращенные: March, Monday, Tu., Sa;
- названия грузов, товаров, торговых марок и некоторых грузовых документов: Wheat, Coal, Bill of Lading, Cargo Plan;
- сокращения Mr., Mrs., Messrs., а также слова вступительных обращений Dear Sirs, Dear Madam, Gentlemen: и т. п.;
- первое слово в прощании: Yours faithfully, Yours truly.