Составление деловых писем на английском языке

Advertising

Основные схемы делового письма

Примечание. Единой «утвержденной» схемы письма не существует. Компоновка письма может отличаться в зависимости от страны и конкретного случая. Ниже приводятся самые распространенные варианты.

 Вариант 1.  Письмо на фирменном бланке 

НАИМЕНОВАНИЕ ФИРМЫАдрес и контакты фирмы
Адресат (фамилия сотрудника-получателя)Должность сотрудника-получателяНаименование фирмы-получателя

Адрес фирмы-получателяРег. номер (отправителя)                                                    Рег. номер (получателя)

Дата

Обращение

Тема письма

Текст письма

Прощание,

Подпись

Имя, фамилия

Должность

Приложение (если есть): перечень прилагаемых документов

Отправить копию (если отправляется копия этого письма кому-либо): фамилия

Вариант 2.  Письмо на фирменном бланке

НАИМЕНОВАНИЕ ФИРМЫАдрес и контакты фирмы
Адресат (фамилия сотрудника-получателя)Должность сотрудника-получателяНаименование фирмы-получателя

Адрес фирмы-получателяРег. номер получателя (если это ответ на его письмо)

Рег. номер (отправителя)ДатаОбращениеТема письма

Текст письма

Прощание,

Подпись

Имя, фамилия

Должность

Приложение (если есть): перечень прилагаемых документов

Отправить копию (если отправляется копия этого письма кому-либо): фамилия

Вариант 3. Письмо без бланка

 Отправитель (фамилия сотрудника)

Наименование фирмы-отправителя

Адрес фирмы-отправителя

Дата

Рег. номер получателя (если это ответ на его письмо)

Рег. номер отправителя

Адресат (фамилия сотрудника-получателя)

Должность сотрудника-получателя

Наименование фирмы-получателя

Адрес фирмы-получателя

Обращение

Тема письма

Текст письма

Прощание,

Подпись

Имя, фамилия

Должность

Приложение (если есть): перечень прилагаемых документов

Отправить копию (если отправляется копия этого письма кому-либо): фамилия

Вариант 4.  Письмо без бланка

Наименование фирмы-отправителяАдрес фирмы-отправителяАдресат (фамилия и/или должность сотрудника)Наименование фирмы-получателя

Адрес фирмы-получателяДатаРег. номер получателя (если это ответ на его письмо)

Рег. номер отправителяОбращениеТема письма

Текст письма

Прощание,

Подпись

Имя, фамилия

Должность

Приложение (если есть): перечень прилагаемых документов

Отправить копию (если отправляется копия этого письма кому-либо): фамилия

1. Дата

В Великобритании дата указывается также, как в России – число, месяц, год. В США дата указывается в другом порядке – месяц, число, год. Во избежание путаницы рекомендуется месяц писать буквами, а не цифрами.

Например:

10 July 2010 или 10th July 2010 – в Великобритании

July 10, 2010 – в США

2. Регистрационный номер (если есть)

Например:

Our ref : 111 of 10 July 2010 – наш исх. № 111 от 11.07.2010

Your ref: 1562 of  2 July 2010 – ваш исх. № 1562 от 02.07.2010

3. Получатель

Mr (фамилия) – господину

Mrs (фамилия) – госпоже (замужней женщине)

Miss (фамилия) – госпоже (незамужней женщине)

Ms (фамилия) – госпоже (если семейный статус женщины не известен)

Если фамилия неизвестна, то должность указывается под названием и адресом фирмы-получателя следующим образом:

For the attention of (должность).

Например:

Ms Smith (Госпожа Смит)

Recruitment Manager (менеджер по найму)

Newnham Language Centre (наименование фирмы)

8 Grand Road Oxford OX 9DU UK (адрес фирмы)

или (если фамилия неизвестна)

Newnham Language Centre (наименование фирмы)

8 Grand Road Oxford OX 9DU UK (адрес фирмы)

For the attention of  the Recruitment Manager (Вниманию менеджера по найму)

Если неизвестна и должность получателя, то под наименованием фирмы и адресом пишется:

To whom it may concern (тому, кого это касается).

Например:

Newnham Language Centre (наименование фирмы)

8 Grand Road Oxford OX 9DU UK (адрес фирмы)

To whom it may concern

4. Адрес

Адрес указывается в порядке противоположном российскому – номер офиса, дом, улица, город, почтовый индекс, штат (для США), графство (для Великобритании), страна.

Например:

175 Abbey Road, London,

SF12 BU34, UK

или

10 Fifth Avenue,

KL89, New York

09687 USA

5. Обращение

Dear SirГосподин (когда фамилия мужчины неизвестна)

Dear MadamГоспожа (когда фамилия женщины неизвестна)

Dear Sirsгоспода (когда фамилия получателя неизвестна)

Dear Sir or MadamУважаемый господин или госпожа (когда фамилия и пол получателя неизвестны)

Dear Mr (фамилия) – Уважаемый господин

Dear Mrs (фамилия) – Уважаемая госпожа (замужней женщине)

Dear Miss (фамилия) – Уважаемая госпожа (незамужней женщине)

Dear Ms (фамилия) – Уважаемая госпожа (если семейный статус женщины не известен)

Dear (имя) – дорогой (имя) (в случае дружеских отношений)

Слово «Dear» в обращении в зависимости от ситуации переводится как «уважаемый/уважаемая», «дорогой/дорогая» или вообще не переводится.

После обращения ставится запятая (в Великобритании) или двоеточие (в США). Восклицательный знак, как в российских письмах, не ставится – вас могут не понять!

6. Тема письма

Например:

Re: Your application for the General Manager Position  (Касательно вашего заявления на должность генерального менеджера);

Subject: Your order of June 2, 2010 (Тема: ваш заказ от 2 июля 2010 года).

7. Текст письма

Может быть изложен с разбиением на абзацы, но возможен вариант написания каждого предложения с новой строки. Абзацы разделяются пустой строкой.  См. образцы писем, приведенные в этом разделе.

8. Прощание

Официальное:

Yours faithfully, / Faithfully yours, …  – с уважением (если фамилия человека, к которому обращались, не указывалась. Т.е. в обращении было написано Dear Sirs или Dear Sir or Madam).

Менее официальное:

Yours truly, / Yours very tru­ly, / Truly yours,искренне Ваш, преданный Вам (можно использовать вместо Yours faithfully или Yours sincerely).

Неофициальное:

Yours sincerely, / Yours very sincerely,искренне ваш (если фамилия человека, к которому обращались указывалась. Т.е. в обращении было написано Dear Mr (фамилия), Dear Miss (фамилия), Dear Mrs (фамилия), Dear Ms (фамилия).

Yours,твой (близкому знакомому).

Американские варианты прощания:

В США прощание Yours faithfully почти не используется. Вместо этого пишется Sincerely yours, Sincerely, Very truly yours.

Строго официальное:

Respectfully, / Yours respect­fully, / Respectfully yours, / Very respectfully,С уважением, … 

Официальное:

Yours truly, / Yours very truly, / Very truly yours,Преданный Вам, …  

Менее официальное

Sincerely, / Very Sincerely, / Yours Sincerely, / Sincerely yours,Искренне Ваш, … 

Неофициальное:

Cordially, / Yours Cordially, / Cordially yours,Искренне Ваш, … 

Most sincerely,Весьма искренне Ваш, … 

Иногда заключительному приветствию могут предшествовать обороты:

Я остаюсь – I am remain, Мы остаемся – We are remain, We remain …

Например:

Thanking you for assistance, we remain Yours truly, … – Благодарим Вас за помощь, преданный Вам …

Awaiting your instructions, we are Yours faithfully, … – Ждем Ваши распоряжений, с уважением …  

После фразы прощания перед подписью обязательно ставится запятая,

9. Подпись

Под прощанием ставится подпись, под ней имя-фамилия автора письма, под ней наименование фирмы, рядом или под ней – должность.

Иногда вместо фамилии с указанием должно­сти после заключительного приветствия пишется:

For and on behalf ofЗа и от имени/за и по поручению

per pro (p.p.)По доверенности

signed (sgn.)Подписано

Например:

Yours faithfully,

For and on behalf of

Black Sea Shipping Co.

sgn.

10. Приложение

Если к письму приложены дополнительные документы, то в конце письма должно быть указано Enc (приложение) или Encl (приложения), и перечислены приложения.

Например:

Enc: Resume (приложение: резюме)

Encl: Prise Lists, 5 p. (приложения: прайс-листы, 5 листов)

11. Копия (Сс – Carbon copy)

Приписка в последней строке письма «Сс: фамилия» – означает, что копия письма должна быть направлена указанному человеку.

Например:

Сс: Mr Smith – копия этого письма должна быть направлена господину Смиту.

11. В деловых письмах следует писать с большой буквы.

  • имена, фамилии, названия фирм или орга¬низаций, названия отделов, за исключением предлогов, артиклей и союзов: The Black Sea Shipping Co., Odessa, Ukraine;
  • существительные и прилагательные, обозначающие государственную и национальную принадлежность: Russian, French;
  • названия республик, штатов, городов, дорог, причалов, районов, зданий, гостиниц, этажей, квартир, комнат:

Universal Shipping Agencies, Inc.,

10202 East Freeway, Suite 210.

Houston, Texas 77029,

U.S.A;

  • все слова, обозначающие занимаемые должности: President, Chief Executive Officer, CEO;
  • названия месяцев и дней недели, в том числе сокращенные: March, Monday, Tu., Sa;
  • названия грузов, товаров, торговых марок и некоторых грузовых документов: Wheat, Coal, Bill of Lading, Cargo Plan;
  • сокращения Mr., Mrs., Messrs., а также слова вступительных обращений Dear Sirs, Dear Madam, Gentlemen: и т. п.;
  • первое слово в прощании: Yours faithfully, Yours truly.
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (No Ratings Yet)
Loading...