Извинение за ошибку в учете платежа (1) / Деловое письмо на английском

Уважаемый …….. !

Вы имеет право на объяснение ошибки, допущенной нашей бухгалтерией, и я надеюсь, что это письмо послужит для решения наших недавних затруднений.

Я знаю, что Вы можете признать тот факт, что для точного выяснения произошедшего потребовалось некоторое время, и, поэтому, примите наши извинения за задержку настоящего ответа.

Очевидно, что Ваш платеж был получен своевременно, но был зачислен на счет, имеющий наименование (клиента), сходное с Вашим. По этой причине, мы начали отправлять Вам наши стандартные уведомления с требованием оплаты – в соответствии с нашей обычной практикой. Даже после исправления ошибочной бухгалтерской проводки, наша бухгалтерия не уведомила отдел кредитов. Вот почему Вы продолжали получать наши письма с требованием платежа.

Я понимаю, насколько это раздражало Вас, и глубоко сожалею, что исправление этой проблемы потребовало так много времени. Несмотря на существование в нашей фирме процедуры для предотвращения возникновения ошибок такого рода, мы усиливаем эту процедуру.

Вы являетесь нашим ценным клиентом в течение длительного времени, и мы признательны Вам за предоставление возможности обслуживать Вас. Вы можете быть уверены, что эта проблема не возникнет вновь.

Искренне

…………


___________________________________________________________

Apology for Accounting Error and Past Due Notices

Dear ……. ,

You deserve an explanation for what went wrong in our accounting department, and I hope that this letter will serve to resolve our recent difficulties.

I know that you can appreciate the fact that it has taken some time to find out exactly what occurred, and, therefore, please accept our apologies for the delay in this response.

Apparently, your payment was received in a timely fashion, but it was credited to an account which bears a similar name to yours. Therefore, we commenced sending you our standard notices requesting payment, in keeping with our routine policy. Even after the posting error was rectified, our accounting department failed to notify our credit department, which is why you continued to receive our correspondence demanding payment.

I know how exasperating this has been for you and I am deeply sorry that it has taken so long to straighten out this problem. While there is a procedure within our firm to preclude this type of error from occurring, we are reinforcing this procedure.

You have been a valued customer of ours for a long time and we appreciate your affording us the opportunity to serve you. You may rest assured that this problem will not surface again.

Sincerely

………..

_______________________________________________________

appreciate – оценить, здесь: признать
deserve an explanation – заслужить обьяснение
accounting error – ошибка в учете, бухгалтерская ошибка
past due notice – уведомление о просрочке
went wrong – дословно: пошло неправильно
accounting department – отдел бухучета, бухгалтерия
take some time – занять, потребовать некоторого времени
find out – обнаружить, выявить
accept our apologies – примите наши извинения
timely fashion – своевременно
credited to an account – зачислен на счет (дословно: проведен по кредиту счета)
in keeping with – в соответствии с, согласно
routine policy – обычный порядок, нормальная практика
posting error – ошибка в бухгалтерской проводке
rectify – исправить
exasperating – раздражающий
deeply sorry – глубоко сожалею
straighten out – исправить (дословно: выпрямить)
preclude – предотвращать
reinforce – усиливать, укреплять
valued customer – ценный клиент
rest assured – будьте уверены, смею вас заверить
surface – всплыть, появиться, проявиться

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (3 votes, average: 4,67 out of 5)
Loading...